03/18: 緊急連絡網について
Category: 余談
Posted by: Hatchobori
今回は、昨日に続いて教育機関などでの緊急連絡網についてです。
緊急連絡網は、以前は電話によるリレーが一般的でしたが、メールを活用することでより早く情報を伝達できることからかなり普及しています。
生徒や保護者、教職員のあらかじめ登録しておいたメールアドレスに対して一斉にメールを送信するもので、それ自体は説明するまでもありません。
では、実際にどうすれば一斉にメールを送信できるかですが、大きく2種類の方法があります。
一つは、ASP（アプリケーションサービスプロバイダ）がインターネットを利用して提供するシステムを利用する方法で、もう一つは、パソコンに専用のソフトウェアをインストールする方法です。
前者の場合は、ASPが用意したサービスを利用するので、特に何かを用意する必要はなく、インターネットに接続できる環境があれば利用できます。
後者の場合は、インターネットに接続できる事はもちろんですが、メールを一斉配信するために必要なソフトウェアなどを自分のパソコンにインストールするなどの準備が必要となります。
どちらを選択するかですが、緊急連絡網としての利用ですから、「いざという時の使い勝手」、「費用（コスト）」、そして「個人情報の保護」という3つの点から判断すべきでしょう。
まず、「いざという時の使い勝手」ですが、緊急連絡網として利用する以上このことが最も重要な判断材料となります。
メールアドレスの登録が簡単だとか生徒や保護者の使い勝手がいいなどの要素よりも、緊急時にメールを簡単に送信できるかどうかが重要なのです。
ASPの場合は、サービスを提供しているサーバーが正常に稼働していれば通常は問題ないと思いますが、今回の震災の様な場合、サーバーが被災地にあるなどを理由でダウンしてしまえば全く使えなくなります。
また、サーバーが稼働していたとしても、アクセスが集中しサーバーがダウンする可能性もあります。
そうしたことから、ASPの場合はサービスを提供している会社の規模やサービス提供の体制をチェックして利用する必要があります。
一方、ソフトウェアタイプは、メールを送信する為にソフトウェアをインストールしてあるパソコンが無事であれば利用できます。
もちろん、どちらの場合もインターネットに接続できることは絶対条件ですが、もうひとつ忘れてはならないことが、緊急時にどこから誰がメールを送信するかということです。
ASPの場合、学校でも自宅でも外出先でもパソコンか携帯からサービス提供サイトにアクセス出来てパスワードを知っている人であれば誰でもメールを送信することができます。
しかし、ソフトウェアタイプは、ソフトウェアがインストールされているパソコンがなければ利用できませんのでASPのようにどこからでもメールを送信できるわけではありません。
もちろん、複数のパソコンにソフトウェアをインストールし、学校だけでなく担当の先生の自宅にもメールを送信できる環境を整えておけばさほど問題にはならないでしょう。
なお、インターネットに接続できても、メールサーバーがダウンしている可能性もありますので、複数のプロバイダーからメールを送信できるようにソフトウェアを設定しておけば安心です。
このことから、いざという時に誰が緊急連絡メールを送信するかによってどちらのタイプが適しているかは判断できますし、ASPのサービス提供者のサーバーがダウンしないことを信用するかどうかによっても判断が変わってきます。
次に、費用についてですが、ASPタイプの場合、初期費用だけでなく毎月ランニングの費用が発生するのが一般的で、送信する回数や生徒や保護者などシステムに登録する人数によって費用が異なる場合もあります。
その点、ソフトウェアタイプは、ソフトを最初に購入してしまえばライニングコストがかからない場合がほとんどで、何回送信しても何人登録してもランニングコストを気にする必要はありません。
ASPタイプには、本当の緊急時のみということで非常に低価格なものもありますが、災害時等の緊急連絡以外にもメールを活用したいという場合は、ライニングコストが高くなってしまう可能性がありますので注意が必要です。
つまり、ランニングコストがかかる件をどう判断するかということと、メールを緊急時だけ使うのかそれとももっと積極的に活用するのかでどちらにするか判断することになります。
最後に個人情報の保護という問題です。
ASPの場合、サービス提供者のサーバーに生徒や保護者、教職員のメールアドレスなど緊急連絡メールの送信に必要な情報を預ける必要があります。
しっかりしたサービス提供者であれば、特に心配はないと思いますが、外部の組織にメールアドレスをはじめとする個人情報の管理を任せることになります。
一方、ソフトウェアタイプは、メールアドレス等の個人情報は、学校のパソコンやサーバーで管理することになります。
どちらが安全ということは一概に言えませんが、学校では生徒の成績など万一漏洩したら大変なことになるデータを既に自ら管理しているわけですから、メールアドレスの管理を特に問題にする必要はないでしょう。
つまり、緊急連絡網は、これらの事を総合的に判断し、最も適したものを選ぶ必要があるということになります。
どちらのタイプが適しているかが決まれば、後はそのサービスなりソフトウェアを実際に選ぶ事になります。
緊急連絡網は、以前は電話によるリレーが一般的でしたが、メールを活用することでより早く情報を伝達できることからかなり普及しています。
生徒や保護者、教職員のあらかじめ登録しておいたメールアドレスに対して一斉にメールを送信するもので、それ自体は説明するまでもありません。
では、実際にどうすれば一斉にメールを送信できるかですが、大きく2種類の方法があります。
一つは、ASP（アプリケーションサービスプロバイダ）がインターネットを利用して提供するシステムを利用する方法で、もう一つは、パソコンに専用のソフトウェアをインストールする方法です。
前者の場合は、ASPが用意したサービスを利用するので、特に何かを用意する必要はなく、インターネットに接続できる環境があれば利用できます。
後者の場合は、インターネットに接続できる事はもちろんですが、メールを一斉配信するために必要なソフトウェアなどを自分のパソコンにインストールするなどの準備が必要となります。
どちらを選択するかですが、緊急連絡網としての利用ですから、「いざという時の使い勝手」、「費用（コスト）」、そして「個人情報の保護」という3つの点から判断すべきでしょう。
まず、「いざという時の使い勝手」ですが、緊急連絡網として利用する以上このことが最も重要な判断材料となります。
メールアドレスの登録が簡単だとか生徒や保護者の使い勝手がいいなどの要素よりも、緊急時にメールを簡単に送信できるかどうかが重要なのです。
ASPの場合は、サービスを提供しているサーバーが正常に稼働していれば通常は問題ないと思いますが、今回の震災の様な場合、サーバーが被災地にあるなどを理由でダウンしてしまえば全く使えなくなります。
また、サーバーが稼働していたとしても、アクセスが集中しサーバーがダウンする可能性もあります。
そうしたことから、ASPの場合はサービスを提供している会社の規模やサービス提供の体制をチェックして利用する必要があります。
一方、ソフトウェアタイプは、メールを送信する為にソフトウェアをインストールしてあるパソコンが無事であれば利用できます。
もちろん、どちらの場合もインターネットに接続できることは絶対条件ですが、もうひとつ忘れてはならないことが、緊急時にどこから誰がメールを送信するかということです。
ASPの場合、学校でも自宅でも外出先でもパソコンか携帯からサービス提供サイトにアクセス出来てパスワードを知っている人であれば誰でもメールを送信することができます。
しかし、ソフトウェアタイプは、ソフトウェアがインストールされているパソコンがなければ利用できませんのでASPのようにどこからでもメールを送信できるわけではありません。
もちろん、複数のパソコンにソフトウェアをインストールし、学校だけでなく担当の先生の自宅にもメールを送信できる環境を整えておけばさほど問題にはならないでしょう。
なお、インターネットに接続できても、メールサーバーがダウンしている可能性もありますので、複数のプロバイダーからメールを送信できるようにソフトウェアを設定しておけば安心です。
このことから、いざという時に誰が緊急連絡メールを送信するかによってどちらのタイプが適しているかは判断できますし、ASPのサービス提供者のサーバーがダウンしないことを信用するかどうかによっても判断が変わってきます。
次に、費用についてですが、ASPタイプの場合、初期費用だけでなく毎月ランニングの費用が発生するのが一般的で、送信する回数や生徒や保護者などシステムに登録する人数によって費用が異なる場合もあります。
その点、ソフトウェアタイプは、ソフトを最初に購入してしまえばライニングコストがかからない場合がほとんどで、何回送信しても何人登録してもランニングコストを気にする必要はありません。
ASPタイプには、本当の緊急時のみということで非常に低価格なものもありますが、災害時等の緊急連絡以外にもメールを活用したいという場合は、ライニングコストが高くなってしまう可能性がありますので注意が必要です。
つまり、ランニングコストがかかる件をどう判断するかということと、メールを緊急時だけ使うのかそれとももっと積極的に活用するのかでどちらにするか判断することになります。
最後に個人情報の保護という問題です。
ASPの場合、サービス提供者のサーバーに生徒や保護者、教職員のメールアドレスなど緊急連絡メールの送信に必要な情報を預ける必要があります。
しっかりしたサービス提供者であれば、特に心配はないと思いますが、外部の組織にメールアドレスをはじめとする個人情報の管理を任せることになります。
一方、ソフトウェアタイプは、メールアドレス等の個人情報は、学校のパソコンやサーバーで管理することになります。
どちらが安全ということは一概に言えませんが、学校では生徒の成績など万一漏洩したら大変なことになるデータを既に自ら管理しているわけですから、メールアドレスの管理を特に問題にする必要はないでしょう。
つまり、緊急連絡網は、これらの事を総合的に判断し、最も適したものを選ぶ必要があるということになります。
どちらのタイプが適しているかが決まれば、後はそのサービスなりソフトウェアを実際に選ぶ事になります。
